Aumenta tu productividad con una Intranet

Herramientas empresariales

En Lemur in the Box tenemos una larga lista de procesos internos: de desarrollo, de planificación, de tratamiento de la información, seguridad, ….

Su número e importancia ha crecido bastante desde que tenemos una persona que se dedica exclusivamente a tareas de calidad, procesos y mejora continua.

A medida que aumenta el número de servicios que una organización puede ofrecer y sobre todo su calidad, esta necesita más procesos y que estén cada vez mejor definidos y optimizados.

Pero los procesos por sí solos no van a marcar la diferencia. Necesitan ser ejecutados.

Esto que parece obvio (y que en realidad lo es), no es tan fácil de hacer si las personas que han de ejecutarlos no tienen acceso a ellos de forma rápida, ágil y sencilla.

Por tanto, de poco vale tener procesos cuidadosamente estudiados y pormenorizados si no están en todo momento al alcance de todo aquel que los necesite.

Centralizando

La forma más adecuada de garantizar el acceso a la información en todo momento es que cada persona que la necesite sepa exactamente dónde y cómo buscarla.

La información necesita estar centralizada en un solo lugar.

Esta es la principal característica de las plataformas internas de información, o como se conocen habitualmente estas soluciones tecnológicas: una “Intranet”.

En Lemur in the Box su implantación nos ha hecho dar un salto importante en calidad, pero permíteme que te lo cuente con calma:

Que es una Intranet

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Todo ordenado y en su sitio

Una Intranet puede ser prácticamente lo se quiera, pero siempre tendrá las siguientes funcionalidades básicas:

  • Recopilación de información relevante: de tal manera que pueda ser consultada en cualquier momento y lugar (en caso de que se permita su acceso desde Internet)
  • Interacciones básicas: como solicitud de vacaciones, convocatorias de reuniones, etc.

A partir de aquí, una Intranet puede convertirse en la herramienta principal de funcionamiento de una organización agrupando no sólo la información relevante, sino todos sus procesos internos.

Ventajas de una Intranet

En Lemur in the Box desarrollamos nuestra propia Intranet y ya no nos imaginamos nuestro día a día sin ella. La hemos interiorizado de tal manera que no sabemos cómo éramos capaces de funcionar antes.

Lo cierto es que funcionábamos, pero nuestra eficiencia y productividad eran mucho menores.

Las ventajas potenciales de una Intranet darían para varios artículos, así que en este me voy a centrar en aquellas que más impacto causaron en Lemur:

Reducción de tiempo de acceso a la información

Es posible que la siguiente situación te resulte familiar:

  • ¿te acuerdas del correo que te mandé del proyecto X?, si te lo envié la semana pasada que iba con un fichero adjunto…
  • Espera que lo busco y te digo…

A nosotros nos ocurría esto en muchas ocasiones, pero ahora se puede acceder a cualquier información relevante con un par de clicks desde la Intranet.

El tiempo que ahorras al mes sólo en esto es realmente sorprendente.

Reducción de consultas, dudas y problemas

Este caso también puede sonarte:

  • Oye ¿cómo quedamos que había que trabajar en el proyecto X?, ¿al final dijimos que los recursos Y los proporcionaba el cliente?

El resultado es un valioso tiempo perdido por parte de la persona que pregunta y por parte de la persona que debe responderle.

Y sí, también nos sucedía con cierta frecuencia.

Con la Intranet sin embargo sólo hay que acceder a la información relacionada con los procesos del proyecto X, que requiere un máximo de tres clicks.

Comunicaciones más efectivas

Hemos sustituido los correos electrónicos internos, las aplicaciones de mensajería y voz IP, por un sistema de chat integrado en la Intranet.

Ahora todos sabemos dónde debemos comunicarnos con un compañero y tenemos acceso a comunicaciones pasadas relevantes, incluso aunque nosotros no hayamos participado activamente en esas comunicaciones.

Ya no hay que chequear, procesar y responder a un montón de conversaciones por diferentes vías sino solamente en una.

Todo el mundo está informado de todo lo que es interesante para él en todo momento de forma sencilla y rápida.

Añadiendo movimiento

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¡Rápido, rápido!

Además de todas las ventajas que son inherentes a una Intranet, ¿qué sucedería si le añadiéramos el componente de movilidad?

Implicaría que su valor aumentaría exponencialmente para empresas que prestan servicios fuera de sus sedes u oficinas: fuerzas comerciales, transporte y logística, incidencias, etc.

Desde un dispositivo móvil también se puede acceder a la Intranet corporativa mediante una app, de tal forma que podremos beneficiarnos de las características que sólo estos dispositivos pueden ofrecer: notificaciones push, geolocalización, interacción con wearables, etc.

En Lemur somos especialistas en desarrollos web con aplicaciones móviles asociadas. Se trata de un sistema en el que todos los procesos y datos los gestiona una plataforma web, mientras que la app únicamente se comunica con ella para recibir o enviar datos.

De esta manera toda la información queda recogida en la plataforma web, actuando los dispositivos móviles únicamente como intermediarios en el flujo de los datos.

Esta característica es importante por los motivos que te expongo a continuación.

Todo queda en casa

Otra característica importante de una Intranet es que toda la información (tanto existente como generada) queda almacenada en una sola plataforma.

Eso nos va a permitir poder analizarla a posteriori y obtener informes y estadísticas para mejorar en futuros procesos.

En nuestro caso podemos detectar por ejemplo impedimentos entre los departamentos de Diseño y Desarrollo, simplemente observando la documentación que se genera cruzada entre ellos. Si hay demasiadas versiones del diseño de una interfaz, algo no funciona tan eficientemente como debería.

Este análisis no lo podríamos hacer o requeriría muchos más recursos si la información estuviera desperdigada en diferentes entornos y plataformas.

¿Y tú empresa como lo hace?

¿La comunicación entre compañeros se hace por correo electrónico?, ¿Se usan hojas de cálculo casi para todo?, ¿Pasais varias horas localizando documentación?, ¿Las personas que trabajan fuera de la oficina sólo puede realizar sus informes y reportes al volver a ella?

Si la respuesta a estas preguntas es afirmativa tenemos una buena noticia: la productividad de tu empresa puede alcanzar otro nivel mediante el empleo de una Intranet.

En Lemur in the Box no sólo hemos desarrollado nuestra propia Intranet, sino muchas otras para distintos clientes cada una con sus características y particularidades.

Ponte en contacto con nosotros si crees que una Intranet podría ayudar a tu negocio, y te guiaremos paso a paso en su implantación.

¡Un abrazo! 

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